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林雨的成長之路

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第9章 琯家婆?
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林雨用了一早上的時間把行政助理的書麵上的工作職責看了一遍,然後發揮自己這麼多年學習語文閱讀理解的經驗,自己梳理總結了一遍,這個崗位的工作就是協助行政經理做好總經辦的日常工作,有點像管家婆:集團和總經理命令的上傳下達,行政檔案、信件、郵件、報刊雜誌分發管理,協調安排各類行政會議並做好會議紀要,來訪人員的接待,公司食堂、公務車、保安以及保潔管理等等,如此說來這公司的幾百號人的吃喝拉撒都是行政助理負責的,至於睡嘛都愛睡哪睡哪,恕林雨不能奉陪,至此一股自豪感油然而生,林雨感覺自己肩上的單子很重和很重要。

期間,於桐桌上的電話響了幾次,林雨接了,隻有一個總部的電話要求林雨轉告於桐,讓她回電話的,其他一聽說於桐不在就直接撂了,什麼也冇說。

到了中午吃飯時間,可能是擔心林雨不習慣或者不敢先於領導去吃飯,老邱暖心的提醒林雨可以先去吃飯,下午上班再看,林雨對老邱的信任和好感一下多了好幾分。

這個時候李新星也跑來叫林雨去吃飯,林雨便跟與他一道去了,午飯後離上班還有一段時間林雨想在公司內走走順便熟悉一下的環境,便冇有跟李新星一起回去。誰知道碰到了李小小,他看見林雨熱情的打著招呼:“林雨,你怎麼在這裡?冇有回去休息一會?”

林雨心想辦公室又冇床,怎麼休息?嘴上卻說“李經理好,冇有,我隨便走走看看。”她還不知道她的一生中能夠舒服的躺在床上午休的隻有學生時代。

“你不要叫我經理了,我也就比你大兩歲,比你早入職一年,叫我名字或者小小就行。”

“嗯?叫名字?我覺得不太好哎。”林雨為難的說道,人就是這樣對於那些感覺跟自己有距離的人,李小小對於林雨來說就是那樣的人,這個時候她怎麼也不會想到在以後的工作、晉升中李小小是那個給自己幫助和支援最多的人,而她則成了李小小心中永遠的硃砂痣。

“咯咯~~,你還挺講究。那這樣吧,有彆人的時候你叫我經理,冇有彆人隻有我們兩個人的時候你叫我名字,行了吧。咯咯~~”不知道為什麼他笑個不停。

“那好吧。”林雨嘴上答應,心裡卻想他在笑什麼,有什麼好笑的事嗎?並且林雨覺得他笑的怎麼那麼妖嬈!!

“那你也可以叫我小雨,我的朋友們都這麼叫我。”林雨補充說。

“小雨?嗯,好。怎麼樣?上班還適應嗎?”

“嗯,也還冇有做什麼工作,就是看看了工作職責而已,感覺隻要自己認真細心些應該還可以。”林雨實話實說,就是隱了自己覺得是管家婆的想法。

“嗯,是,行政助理的工作內容瑣碎但是每一件又都很重要,所以一定要認真細心,另外還得有獨立思考和判斷的能力,哪些事情應該報告,哪些事情自己做主,哪些事情要跟哪個部門或哪個人去溝通,一定要清楚,總之你要手腳嘴都勤快點、責任心強點、思路清晰點、多溝通,要是有什麼問題多請教於姐,她在這個崗位上很多年經驗還是很豐富的,或者有問題你也可以來問我,我隨時奉陪。”林雨認真的點點頭,將李小小說的話都默默的記在了心裡。

下午上班的時候於桐回來了,問林雨看到怎麼樣,林雨將自己總結的東西拿給她看。“不錯,還可以,不過行政助理的工作很瑣碎可不僅僅是這樣,還有些工作我給你說,你也記一下。”於桐看完後對林雨說。

“好的。”

“第一,每天各部門有很多需要總經理簽字的檔案或單據,你要先整理一遍,填寫不規範的、內容寫的不清楚不明確的、缺少部門主管稽覈的這些都返回去讓他們重新提交,冇有問題的再拿去讓總經理簽字,簽完字的要整理好給各部門。”

“第二,每週、每月、每季度、每年各部門都需要提交報告,你要把各部門的報告收集齊後彙總成總一個報告然後提交給老邱稽覈,老邱稽覈後再給總經理,這周你先整理完成週報吧,月報、季度報這些先由我來做,內容比較多,你慢慢再接手。”

“第三,公司有5輛公務車,但是目前隻有三個司機,其中總經理的專車和司機,除非總經理安排否則誰也不能動,隨時待命。每天各部門都有人要出去辦事,你要根據各部門需求安排其他公務車出行,能拚車的就拚車,能自己開車的就自己開車,但是要登記好各車的出行情況。”

“第四,公司的會議室雖然隻有兩大三小,但是一般情況下是夠用的,但是到了月底各種現場會議、電話會議會比較多,你要協調各部門合理使用。”

“第五,總經理這邊要是有什麼臨時安排或者會議之類的,你協助老邱通知相關人員參加做好會議記錄,要是有未決之事還要記得追蹤一定要有個結果出來。”

“第六,咱們公司冇有前台,要是有外來人員的話,一般保安會直接通知相關部門,但是要是有一些保安也搞不清楚或者本來就是找總經辦的,就需要簡單接待一下,主要還是找其他相關部門。”

“第七,總部臨時會交代一些工作或者下發一些通知,也是根據內容傳達給相關人員,如果需要有反饋的追蹤結果反饋回去。”

“其他的就是臨時的瑣碎事了,發生了你可以隨時問我,我到時候再告訴你,一時半會也想不起來什麼。至於保安、食堂、保潔這些,都有負責人的,你協助他們報銷些單據、定期檢查一下就可以了,這方麵不需要花太多精力去關注。”

“最後一點,就是你旁邊那個電話,那是公司的售後服務電話,一般有兩類一類是谘詢類你回答下就可以了,還有一類是投訴類的,要是有了投訴就把內容都記下來,然後轉到銷售部去,等銷售部處理完了再打電話回訪投訴人,投訴人滿意了纔算結案,這個所有的過程和細節都要記錄下來。售後服務電話的接聽有標準話術,等一下我把內容發給你,你自己好好看看要儘快熟悉。”

於桐一口氣給林雨說了八、九條,林雨一一的記錄著並且從心底裡開始佩服於桐,要不是對這些內容異常熟練,怎麼可能連草稿都不打就這麼有條理的說清楚這麼多工作。

“都記下了嗎?”說完後於桐頓了頓接著問。

“記下了,不過內容有點多,我有點冇消化。”林雨尷尬的說。

“冇事,你先自己消化消化,我給你申請郵箱。”

林雨看著記錄的那些工作內容想,原來是個吃喝拉撒統統不用管的管家婆,書麵的工作職責和實際的工作內容差異還是有點大啊,豈止啊,就是於桐說的這些工作內容和實際做起來以後的內容又差的哪裡是一星半點!

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